Les premiers paramétrages de votre magasin, étape par étape.
Paramètres suivent exactement l'ordre de ce guide — il suffit de les parcourir de gauche à droite. Comptez une petite heure pour l'essentiel, et rien ne vous oblige à tout faire d'un coup : chaque section du menu peut être activée ou masquée, démarrez avec les modules de base puis élargissez à votre rythme.Votre compte gérant vous a été fourni à l'ouverture de votre magasin dans PilotStore. Connectez-vous depuis un ordinateur pour cette phase de paramétrage — c'est plus confortable que la tablette. Tout se passe ensuite dans Paramètres, dont les onglets suivent l'ordre de ce guide : il suffit de les parcourir de gauche à droite.
Premier onglet : vérifiez les informations de votre magasin — son nom affiché en haut de l'application, et les réglages généraux. Ce sont eux qui apparaîtront sur l'écran d'accueil de votre équipe et dans le récapitulatif du soir. C'est aussi ici que se configurent les interfaces avec vos services extérieurs : Combo (gestion de planning), la météo locale, ou votre superviseur de froid Danfoss.
Renseignez vos horaires d'ouverture et vos jours fériés travaillés ou fermés. PilotStore s'en sert pour rythmer la journée affichée à l'équipe et adapter ce qui doit — ou ne doit pas — être généré ces jours-là.
Ajoutez les membres de votre équipe et attribuez à chacun son niveau d'accès. Trois niveaux sont paramétrables : Utilisateur (l'équipe au quotidien), Admin (actions avancées dans ce magasin) et Super Admin (gestion générale de ce magasin — et de tous les autres en cas de multi-magasins). Pour chaque compte, vous choisissez le niveau de gestion et les modules accessibles. Un compte « équipe » partagé peut aussi être créé pour toutes les tâches du quotidien. Chacun pourra ainsi voir ses tâches, consigner incidents et contrôles — et tout sera tracé.
Déclarez vos livraisons attendues : quels jours, quels types (frais, fruits et légumes, épicerie…). Elles s'afficheront automatiquement sur l'écran d'accueil de l'équipe — chacun sait en arrivant ce qui est attendu dans la journée. Notez pour chaque livraison si une prise de température est nécessaire à la réception : le contrôle correspondant sera proposé à l'équipe.
Listez vos meubles froids, frigos et chambres (négative, positive) avec leurs normes de température. Ce sont eux que votre équipe relèvera chaque jour — et les relevés hors normes seront signalés dans le récapitulatif du soir. Placez les équipements dans l'ordre du circuit réellement parcouru par vos collaborateurs pour la prise de température : chambres en réserve, puis meubles négatifs, puis frigo snacking, etc. — la liste à l'écran suivra leurs pas.
Créez les tâches récurrentes de votre magasin : commandes, contrôles, nettoyages, préparations… avec leur horaire. C'est le squelette de la journée de votre équipe — soignez-le, il travaillera pour vous tous les jours. Laissez si besoin des instructions détaillées dans la partie « Instructions » de chaque tâche.
Déclarez vos caisses et vos créneaux de contrôle (par exemple à l'ouverture et à la prise de poste de l'après-midi). PilotStore générera automatiquement les contrôles chaque jour — il n'y aura plus qu'à les faire. Pour le contrôle de clôture, activez simplement la fonction : un dernier contrôle sera automatiquement proposé en fin de journée, au moment de la clôture.
Le suivi des dates courtes permettra à l'équipe de contrôler les dates rayon par rayon et de suivre les ruptures. Pour sa mise en place, contactez-nous : on paramètre ce module avec vous.
Paramétrez les notes d'équipe et programmez des notes en avance — les consignes partagées visibles par tous sur l'écran d'accueil, comme la note du jour. C'est le canal pour faire passer les messages à toute l'équipe sans courir après chacun.
Renseignez l'adresse qui recevra, chaque soir après la clôture, le récapitulatif complet de la journée : chiffre d'affaires, caisse, alertes températures, incidents, ruptures. Votre journée, dans votre poche, où que vous soyez. Si vous utilisez la partie Gestion, votre comptable pourra recevoir vos dépôts bancaires — il suffit de renseigner son email. Enfin, grâce au planning Combo, les collaborateurs qui ouvrent demain recevront automatiquement le récapitulatif du jour : l'équipe du matin démarre en sachant tout de la veille.
Vous retrouverez ici l'imprimante utilisée pour vos étiquettes anti-gaspi — la Zebra ZD421d, configurée avec le module dates courtes. Les étiquettes sortent ensuite en un clic depuis la tablette.
Dernière étape, hors Paramètres : installez l'application PilotStore sur votre tablette Android, connectée au wifi du magasin, et laissez-la à disposition de l'équipe. C'est elle qui servira au quotidien pour cocher les tâches, relever les températures et consigner les incidents. Votre copilote est en place.
Une question pendant le paramétrage ? Un doute sur une étape ? Écrivez-nous, on vous guide.
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